Это отличный вопрос! И замечательно, что этот человек отметил: «У меня есть коллега, который улучшает процессы, и мне кажется, что это действительно ценный навык, который я хотел бы отточить сам».
Думаю, вы правы, для одних это может быть очень естественно, для других — менее естественно, но этому можно научиться.
Прежде всего, чтобы мы все понимали друг друга, скажу, что процесс — это просто устоявшийся способ что-либо делать. У нас во всей работе есть свои процессы. У вас есть процесс организации совещаний. У вас есть процесс составления определенных типов отчетов, процесс создания презентаций, процесс обработки запросов. Так что процессы существуют повсюду.
Улучшение процессов происходит, прежде всего, за счет осознанности. Поскольку процесс — это устоявшийся способ выполнения чего-либо, он превращается в рутину, а рутина порождает автопилот. Автопилот означает, что вы перестаете обращать внимание. Вы просто делаете все так, как всегда делали, потому что так было всегда. А чтобы начать видеть возможности для улучшения, нужно выйти из автопилота и действительно восстановить связь с процессом. Осознавайте, что вы делаете и почему вы делаете это именно так.
Один из способов сделать это — документировать процессы. Благодаря документированию процесса вы становитесь предельно внимательными к нему. Вы действительно продумываете каждый его шаг. И часто тогда становятся очевидными те места, где процесс не так эффективен, как должен быть. Это становится очень, очень заметно, потому что вы действительно предельно сосредоточены на всех различных деталях процесса. Поэтому отличным первым шагом является выбор процесса, его документирование и наблюдение за тем, что естественным образом вытекает из документации.
Можно сказать, что документирование процесса само по себе является его улучшением, потому что любой незадокументированный процесс существует только в чьей-то памяти, а это представляет собой организационный риск. Поэтому документирование — это хороший первый шаг по ряду причин.
Ещё одна вещь, которую вы, по сути, тренируете свой мозг, — это распознавание трения. Трение возникает, когда процесс замедляется, становится сложнее, возникает путаница, начинают происходить ошибки. Во многих процессах присутствует трение, и мы настолько к нему привыкаем, что придумываем обходные пути или просто говорим: «Уф. Так уж оно есть». Цель, которую вы пытаетесь достичь, — это распознать трение, потому что именно его вы пытаетесь устранить с помощью улучшений. Улучшение не обязательно означает, что вы всё выбрасываете и начинаете с нуля. Вместо этого, речь идёт о том, чтобы спросить: «Где можно внести небольшие корректировки, которые помогут уменьшить или, возможно, даже устранить трение на разных этапах процесса?»
Мне нравится терминология, которую используют врачи, когда говорят о минимальной эффективной дозе. Они говорят о лекарстве: что такое минимальная эффективная доза? Доза, которая окажет влияние, но это наименьшее количество. Это примерно то, что нужно при улучшении процесса: самое незначительное изменение, которое окажет наибольшее влияние на процесс. Именно это мы и ищем. Вы не пытаетесь внести огромные изменения сразу.
Просто спросите себя: «Что я могу сделать, чтобы уменьшить трение?» Вы можете распечатать это, повесить на стену своего рабочего места или офиса и просто повторять это про себя, отслеживая трение и находя способы его уменьшить. В этом и заключается цель улучшения процессов.
Именно в этом и заключается улучшение процессов. Вы стремитесь оптимизировать их. Давайте упростим. Давайте избавимся от трудностей. Мы все этого хотим.
